Кадровое делопроизводство с нуля в 2018 году — пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

  • четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
  • руководителей;
  • правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
  • работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
  • создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Кадровое делопроизводство

Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

На это есть две основные причины:

  • большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
  • необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.

Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

  1. Издание приказов, которыми вводится должность ответственного лица, определяется размер его заработной платы. Затем утверждение специального положения и должностной инструкции, которые будут регулировать права и обязанности будущего работника и других документов;
  2. При необходимости назначения исполнительного органа происходит поиск и заключение договора с руководителем предприятия. Именно это лицо от имени учредителя будет управлять кадровой службой. Если нет необходимости назначать такое лицо, а глава предприятия уже принят на работу, достаточно лишь осуществить прием делопроизводителя;
  3. Подготовка базы нормативных актов. Нужно сформировать перечень законодательной базы, в соответствии с которой секретарь будет трудиться;
  4. Закупка или распечатка бланков учетных документов. Кадровое делопроизводство требует оформления множества различных книг регистрации и перемещения сотрудников, необходимых журналов;
  5. Перед тем как секретарь начнет заниматься подбором персонала в его распоряжении должны появиться формуляры трудовых книжек. Трудовая книжка – основной документ работника, подтверждающий сведения о трудовом стаже. Если гражданин принимается на работу впервые, ее обязан бесплатно предоставить работодатель;
  6. Заключительный этап – непосредственная организация кадровой работы, в том числе прием, перемещение, поощрение, отпуска, увольнение сотрудников и многое другое.

Читайте также!  Увольнение за несоответствие занимаемой должности

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

  • Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
  • Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
  • Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
  • Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

  • формировать административный персонал;
  • регистрировать учредительные документы;
  • подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

  • Ведение документацииТрудовой кодекс РФ — основной документ, в соответствии с которым происходит организация трудовой деятельности работника, в том числе прием на работу, оплата и режим труда, гарантии и льготы и многое другое;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек. Такие книжки необходимы для правильного фиксирования стажа работника, его наград, почетных званий и т.д.;
  • Образцы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда. Это формы приказов, которыми регулируется все, что связано с выполнением работником трудовой функции;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов. Необходимый законодательный акт для правильного хранения документов.

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

  • Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
  • Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
  • Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
  • Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
  • Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.

Чтобы сохранить эти документы в целости используется безопасное место, доступ к которому имеет ограниченно количество ответственных лиц. Например, специальный сейф.

Трудовые книжки

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

  • Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
  • Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
  • Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
  • Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
  • Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.
Читайте также:  Как пишется расписка в 2018 году - образец о получении денег, правильно, по договору купли продажи

Далее необходимо провести с работником необходимые инструктажи по охране труда, при необходимости организовать медосмотр. После этого работник может приступать к выполнению своих обязанностей.

Заключение

Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.

Читайте также!  Должностная инструкция педагога-психолога

Источник: https://vesbiz.ru/personal/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instrukcii.html

Курсы кадрового делопроизводства в Симферополе. Группы. Симферополь № 384659

Размещено
21 декабря 2017, 16:30

Задачей данного Курса кадровиков  в Симферополе от учебного центра «Формула успеха», является обучение менеджеров кадрового делопроизводства в организациях, имеющих различные сферы деятельности и различные организационно-правовые формы. 

Программа этого курса обучения специалистов кадрового дела поможет получить знания учета кадровых документов и их ведения, научит находить решения спорных вопросов, работать с трудовым кодексом.

Особенность методов обучения на нашем курсе по кадрам состоит в том, что каждый абитуриент активно участвует в процесс обучения, а каждое занятие организовано в удобное время и имеет располагающую к обучению атмосферу. Программу этого курса кадровиков преподают профессиональные педагоги, имеющие большой опыт своей работы, в том числе и практический опыт по специальности.

ПРОГРАММА КУРСА:

Организация работы кадровой службы на предприятии. Организационные документы. Нормативная база.
Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка. Должностные инструкции. Положения об отделах и службах предприятия.
Общие требования к составлению кадровых документов: распорядительные, учетные документы. Статистическая отчетность.
Прием на работу.
Документы, предоставляемые работником. Заключение трудового договора.
Приказ о приеме на работу. Типовая форма № Т-1. Условия приема (с испытательным сроком, по совместительству, на временную работу, по переводу).
Заполнение личной карточки по форме № Т-2. Личное дело работника.
Запись в трудовую книжку. Инструктаж работника.
Особенности приема на работу совместителей.
Трудовой кодекс Российской Федерации. Ответственность работодателя за нарушение Трудового кодекса.
Виды трудовых правоотношений: коллективный договор, трудовой договор (на неопределенный срок, на определенный срок).
Испытание при приеме на работу.
Перевод на другую работу. Временный перевод работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором; в случае простоя.
Основания для прекращения трудового договора.
Рабочее время
Время отдыха. Отпуска, время и продолжительность отпусков.
Нормирование труда. Оплата труда.
Гарантии и компенсации.
Материальная ответственность работников.
Трудовая дисциплина. Охрана труда.
Трудовой договор с физическим лицом.
Трудоустройство инвалидов. Норматив рабочих мест. Штрафные санкции за невыполнение норматива.
Трудовые книжки. Ведение трудовых книжек. Приказы и записи в трудовую книжку при приеме, переводе, увольнении работника. Выдача трудовой книжки.
Командировки. Документальное оформление. Расчеты с подотчетными лицами.
Защита персональных данных работников компании.
Систематизация и хранение кадровой документации, составление номенклатурных дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению.

Наша группа вконтакте с прайсом по всем курсам https://vk.com/sevkurs Информация по телефонам 

Менеджер по персоналу Курсы Симферополь, Курсы Инспектор отдела кадров Симферополь, Менеджер по персоналу Симферополь, Курсы менеджеров Симферополь, Работа Менеджер по персоналу Симферополь, Работа Инспектор отдела кадров Симферополь, Работа Помощник руководителя Симферополь, Курсы Симферополь, Учеба Симферополь, Обучение Менеджер по персоналу Симферополь, Повышение квалификации Менеджер по персоналу Симферополь, Курсы Учеба Обучение Симферополь.

Уникальный номер этого объявления: 384659

Дополнительная информация

Источник: https://simferopol.reklama-crimea.com/advts/384659

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

  • штатное расписание,
  • положение об оплате труда,
  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • график отпусков,
  • положение о защите персональных данных работников.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

скачать

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

Кадровое делопроизводство в 2018 году

Источник: https://pozakonu.site/trudovoe-pravo/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instruktsii-2018-2.html

8 правил формирования кадрового делопроизводства

Как вести кадровое делопроизводство?

Чтобы компания эффективно работала необходимо грамотно построить делопроизводство внутри нее, чтобы учитывалось каждое передвижение бумаг и соблюдались все нормы хранения, а также их грамотного оформления.

Что собой представляет кадровое делопроизводство

Чтобы данный процесс качественно выполнялся необходимо:

  • Заполнять документы с учетом всех правил;
  • Грамотно и удобно их хранить;
  • Своевременно корректировать информацию;
  • Вести номенклатуру;
  • В срок уничтожать

Качественное ведение дел очень важно, если учитывать, что каждый документ с юридической точки зрения имеет вес, так как он может выступать основанием для признания профнепригодности работника или применение в его отношении дисциплинарного взыскания.

На основании производственных документов допустимо получить доказательства правонарушения или опровергнуть его наличие, они дают возможность разграничить работников и четко определить права и обязанности каждого.

Читайте также:  Участок лпх в 2018 году - что это такое, земельный, значит, можно делать, минимальная площадь, строительство дома

Как вести кадровое делопроизводство в программе 1С вы можете посмотреть тут:

Законодательная база

Важно: основным законодательным актом, регулирующим вопросы формирования документов и управления ими, является Трудовой Кодекс.

Кроме этого для постановки грамотного документооборота необходимо знать:

  • ФЗ от 1995 года о правилах работы с персональными данными работников;
  • ФЗ № 98 с правилами о коммерческой тайне;
  • ФЗ № 181 с нормами об охране труда;
  • ГОСТом Р 6.30-2003, указывающим на стандарты формирования большинства документов;
  • Постановление о правилах заполнения трудовых книжек и Госкомстата от 2004 года.

Кто ведет документацию

Обычно кадровыми бумагами занимается отдел кадров, который в зависимости от масштабов фирмы может состоять из одного человека, тогда ему вменяются все процессы ведения документации или из нескольких – у каждого из них свои обязанности.

Если компания небольшая и руководитель не имеет возможности обеспечивать большой штат сотрудников, он может вменить данные обязанности секретарю.

Перечень обязательных и дополнительных кадровых документов

На любом предприятии набор кадровых документов зависит от многих факторов – вид деятельности организации, его масштабы и прочее, но существует стандартный перечень бумаг предприятия, которые всегда должны быть в наличии на производстве любого формата.

Обязательные кадровые бумаги:

  • Трудовые договора с сотрудниками, их книжки и личные карточки;
  • Документы, являющиеся основанием и доказательством приема на работу руководителя организации;
  • Табель учета рабочего времени. Тут вы узнаете, как составить журнал и табель учета рабочего времени;
  • Штатное расписание, условно обязательный акт;
  • Документы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков – приказ, график отпусков, расчетный лист и локальный акт, утверждающий его форму;
  • Правила трудового распорядка;
  • Положение о работе с персональными данными штата;
  • Документы воинского учета;
  • Бумаги с результатами специальной оценки условий труда;
  • Инструкции по безопасности труда. Здесь вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности;
  • Номенклатура дел;
  • Документы, на основании которых происходит уничтожение старых бумаг.

Кроме этого основными являются акты и положения, требуемые в определенных случаях:

  • На основании, которых происходят изменения условий контрактов;
  • Предназначенные для увольнения граждан или их привлечение к дисциплинарному взысканию;
  • Договоры о материальной ответственности и ученические;
  • Документы для оформления ученических отпусков;
  • Положения об аттестации, присвоении квалификационных разрядов, профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
  • Документы относительно деления ежегодного отпуска, отзыва из него, его продления, замены компенсацией и предоставления неоплачиваемых дней;
  • Бумаги по предоставлению дополнительного отдыха по уходу за ребенком инвалидом или малолетним ребенком, декретного отпуска, для выплаты пособия при пополнении в семье;
  • Бумаги, указывающие на вариант работы в период декрета или при его прекращении с последующим выходом на работу;
  • Положения о коммерческой тайне, об оплате труда, о премировании, о предоставлении надбавки и компенсационных выплат;
  • Положения о ненормированном графике, сверхурочной работе, разделенном рабочем дне, сменном графике и прочих особенностях, относительно изменений рабочего графика;
  • Обязательства по прохождению медосмотра;
  • Документы о расследовании производственного несчастного случая, возникновения профзаболеваний;
  • Документы об учете мнения профсоюза и восстановлении в должности сотрудников.

Что такое кадровое делопроизводство?

Кроме основной документации существует рекомендованная или дополнительная:

  • Личные дела сотрудников;
  • Коллективный договор;
  • Должностные инструкции;
  • Положения о поощрениях, командировках, производственном совете;
  • Инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Бумаги для определения улучшенных норм с целью выдачи СИЗ;
  • Документация для оформления передачи бумаг в архив.

При этом делопроизводство базируется на основных принципах:

  • Эффективность;
  • Надежность;
  • Оперативность;
  • Комплексность;
  • Упорядоченность;
  • Целесообразность;
  • Следование букве закона.

При этом не лишним будет соблюдение таких факторов как:

  • Унификация;
  • Стандартизация;
  • Систематизация;
  • Децентрализация;
  • Системность.

Правила формирования делопроизводства на предприятии

Чтобы сформировать делопроизводство на предприятии с нуля необходимо выполнять следующие этапы:

  • Обеспечить всем необходимым – образцами бланков, нормативными актами, применить кадровую программу;
  • Необходимые инструменты – устав и прочие учредительные документы, являющиеся инструкцией в осуществлении основных этапов делопроизводства;
  • Выполнить оформление директора;
  • Составить перечень требуемых в работе документов;
  • Подготовить все документы, указанные в списке;
  • Назначить ответственное лицо за ведение книг;
  • Оформить весь персонал на работу;
  • Обеспечить выполнение всех необходимых операций.

Требования к ведению делопроизводства

Необходимость ведения делопроизводства зависит от правовой формы предприятия, например:

  1. ООО должно обязательно вести делопроизводство с соблюдением норм составления бумаг, даже если его штат складывается из одного участника, который является бухгалтером, учредителем и директором в одном лице.
  1. ИП обязано формировать данный процесс только при наличии штатных сотрудников, при этом работодатель не оформляет себя в качестве наемного работника, если он занимает должность директора.

Способы ведения кадрового делопроизводства в удаленных филиалах.

При этом для предпринимателя является обязательной к составлению следующая документация:

Важно: в данном случае при формировании определенных бумаг ИП не обязан соблюдать принятые нормы.

Ответственность

Все участники трудовых правоотношений ответственны за несоблюдение требований законодательства при ведении документации, они несут административную и материальную ответственность за ущемление прав трудящихся. При этом ООО может иметь более серьезные последствия, нежели ИП.

Список обязательных и дополнительных документов кадрового делопроизводства — в этом видео:

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/kadrovoe-deloproizvodstvo.html

Делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2018 госслужащим

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

  • Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.

  • Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
  • Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию.

    Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.

  • Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.

  • Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

  • четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
  • руководителей;
  • правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
  • работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
  • создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд.

С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя.

Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Еще почитать:  Проверка авто по гос номеру на арест

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2017

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2017 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству.

Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы.

Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

  1. Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
  2. Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.

  3. Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
  4. Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.

  5. Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
  6. Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
  7. Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.

  8. Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя).

То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Еще почитать:  Выплаты многодетным семьям в краснодарском крае в 2018 году

Пошаговая инструкция для кадрового делопроизводства с нуля

Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.

При наличии профсоюза или представителя общего собрания работников в компании может быть разработан и подписан коллективный договор. Очень важным документом может стать положение по оплате труда и премированию. Оно позволит сократить объем трудового договора и четко закрепить порядок расчета вознаграждения за труд.

Особенности кадрового делопроизводства

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

26 Июн 2018      stopurist         152      

Источник: http://uristtop.ru/propiska/deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instruktsii-2018-gossluzhashhim

Ссылка на основную публикацию