Где можно использовать факсимиле в 2018 году — подписи, в россии, на товарных накладных

Где можно использовать факсимиле в 2018 году — подписи, в России, на товарных накладных

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

Читайте также:  Размежевание земельного участка в 2018 году - что это такое, между двумя собственниками, стоимость
В соглашении с контрагентом Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимиле Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее время Сохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/

Где можно использовать факсимиле — подписи, в России, на товарных накладных

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.

Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

Нужна ли доверенность на автомобиль, если страховка без ограничений, читайте здесь.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным по причине заверения ненадлежащим лицом.

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование живой подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона О бухучете первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Читайте также:  Материнский капитал на покупку жилья в 2018 году - использование, условия, до 3 лет, как воспользоваться

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/[email protected]

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

Про штраф за шторки на окна авто, читайте здесь.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Источник: https://x-x.su/nazvanie-kategorii/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile-podpisi-v-rossii

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2018 году

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное». В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно наименование, ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

  • отсутствие руководства либо высокая загруженность;
  • большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной.  Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой»  подписи.

Спорные позиции

Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты  налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем.

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

Юридическая сила

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна.

Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса.

Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности  о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Возможные риски

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

Читайте также:  Завещательное распоряжение на денежный вклад в 2018 году - что это такое, как получить деньги в сбербанке

На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

Когда разрешается и когда запрещается

Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

  • письма благодарности;
  • грамоты, приглашения;
  • подтверждение оплаты по аккредитиву;
  • патенты, свидетельства, сертификаты;
  • результаты ЕГЭ.

При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

  • законодательные акты;
  • декларации для налоговой;
  • трудовые договоры;
  • доверенности;
  • первичные документы;
  • счета-фактуры;
  • заявления физ и юрлиц.

Порядок применения

При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия:

Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/forma/ooo/pechat-ecp/faksimile-podpisi.html

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.

Факсимиле — от древности до наших дней

Факсимиле на договоре

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле

Снижаем риски при работе с факсимиле

Факсимиле и электронный документооборот

Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле

Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле

Итоги

Факсимиле — от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.).

Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать.

Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

Источник: https://nalog-nalog.ru/nds/schetfaktura/mozhno_li_ispolzovat_faksimile_na_schetahfakturah/

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования — Юридический справочник бизнеса

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

Чаще всего факсимиле применяется:

  • при отсутствии руководителя на рабочем месте;
  • при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
  • при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
  • при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

Где нельзя использовать

Использование факсимильной подписи не допускается при подписании следующих документов:

  • первичной бухгалтерской документации;
  • нормативных и законодательных документов;
  • налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
  • доверенностей на совершение юридически значимых действий;
  • договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
  • векселей;
  • платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
  • счетов-фактур;
  • документации для участия в конкурсах и тендерах;
  • заявлений от физических и юридических лиц.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

Где разрешается применять штамп

Применение штампа допускается при подписании:

  • квитанций, приходных и расходных ордеров;
  • записей в кассовых книгах;
  • учетных бланков;
  • удостоверений сотрудников;
  • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
  • ведомостей и справок о зарплате работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • свидетельств о ЕГЗ;
  • страховок;
  • приказов, грамот, благодарственных листов;
  • писем с поздравлениями;
  • уведомлений;
  • внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Особенности применения

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

В целом использование факсимильной подписи имеет следующие преимущества:

  • сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
  • сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
  • ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
  • ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

Источник: http://bizjurist.com/dejatelnost/ispolzovanie-faksimile.html

Ссылка на основную публикацию