Правила заполнения трудовой книжки в 2018 году — оформления, при приеме на работу, увольнении, образец

Запись в трудовой книжке об увольнении: образец 2018 года

Основным документом, подтверждающим опыт работы, можно считать трудовую книжку. За верную запись об увольнении в трудовой книжке отвечает кадровик или сам наниматель.

На руки человек получает ее уже после увольнения. В документе должны быть соответствующие пометки о прекращении действия договора. Выдать книжку следует в срок по закону. Иначе компанию могут оштрафовать.

Расскажем о правильном оформлении ухода из компании в 2018 году.

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении: общий подход

Положения Трудового кодекса о разрыве трудовых отношений, а также нормативные предписания в отношении трудовых книжек в 2018 году не подверглись изменениям. Поэтому в рамках заполнения трудовой книжки при увольнении можно смело руководствоваться правилами, которые действовали в 2017-м году.

Подробнее об этом см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Процедуру ухода с предприятия сопровождает формирование ряда документов.

Днем увольнения согласно трудовому законодательству принято считать последний рабочий день. Организация (ИП) должна полностью рассчитать завершившего трудовые отношения сотрудника, а также выдать ему все необходимые документы:

  • трудовую книжку;
  • справки о трудовой деятельности, размере заработка, перечисленном НДФЛ и взносах.

В обязанности нанимателя входит не только выдача человеку документов по окончании действия трудового соглашения, но и корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении.

При этом ранее в трудовую уже должны быть внесены данные о приеме сотрудника на вакансию. Они включают:

  • наименование работодателя (предприятия или ИП);
  • на основании чего работник приступает к обязанностям (номер приказа и его дата);
  • данные о занимаемой должности.

Сделанные ранее записи должны соответствовать фактической ситуации с работой. Затем нужно совершить внесение записи в трудовую книжку об увольнении. Прервать существующий трудовой контракт возможно, ориентируясь на приказ – основание.

Все данные в трудовой следует фиксировать:

  1. подписью кадровика (главы фирмы, который отвечает за ведение книжек);
  2. печатью организации (если она вообще есть).

Каждый раз работник должен на месте удостовериться в том, что записи в книжке полностью соответствуют действительности. Поэтому его подпись в трудовой книжке при увольнении будет свидетельствовать о том, что он:

  • согласен с зафиксированными данными;
  • книжка при расторжении договора получена своевременно.

Но указанные действия возможны, если сотрудник в последний день работы находится на предприятии. В иных случаях трудовую выдают иным способом (через коллегу, по почте) либо по письменному требованию заинтересованного лица (родственника и т. п.).

Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке

Внесение информации о разрыве трудовых отношений обычно не вызывает больших трудностей. Имейте в виду: корректная запись не вызовет в дальнейшем дополнительных вопросов со стороны трудовой инспекции и налоговиков.

Как правило, самая распространенная причина оставления места работы – желание самого сотрудника. Образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2018 году подразумевает наличие следующих позиций (см. таблицу).

Содержание
1 Фиксируют порядковый номер записи
2 Проставляют дату события
3 Вносят текст о расторжении договора, приводят основание по ТК РФ
4 Проставляют реквизиты изданного приказа о прекращении трудовых отношений
5 Сформированные записи признаются верными, о чем свидетельствуют подписи кадровика (главы фирмы) и бывшего сотрудника

Заметим, что запись об увольнении в порядке перевода делают по такому же образцу. Отличие будет лишь по основанию согласно ТК РФ.

ПРИМЕР

Если необходимо внести запись об увольнении по собственному желанию, ссылаются на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Обратите внимание: все слова в данном случае сокращению не подлежат. Написание «п. 3 ст. 77 ТК РФ» будет расценено как ошибочное).

Когда нужно уволить сотрудника в порядке перевода, делают отсылку на «пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»:

Далее показан пример записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке образца 2018-го года.

Также см. «Отмены трудовых книжек в 2017 году не будет».

Как уволить по старости

Основанием прекращения трудовых отношений может послужить и выход сотрудника на пенсию либо достижение им уважаемого возраста жизни. И такая ситуация должна быть зафиксирована в трудовой книжке.

Обращаем внимание, что увольнение по старости запись в трудовой предполагает ту же, что и при завершении трудовых отношений по личной инициативе или с согласия обеих сторон. То есть – пункт 1 статьи 77 ТК РФ.

Здесь не стоит забывать, что в таких ситуациях человек не обязан отрабатывать 2 недели для окончательного ухода из организации. День увольнения должен совпадать с датой, указанной в заявлении.

Задержка трудовой книжки при увольнении

Не всегда положенные документы при расторжении трудовых договоров могут быть выданы сотрудникам именно в последний рабочий день. То есть – день увольнения. При наличии ряда обстоятельств книжки могут поступать своим владельцам и несколько позже.

Например, при отсутствии работника по причине болезни или прогула документы выдают ему лично на основании письменного заявления в течение 3-х рабочих дней. Стоит отметить, что на этот момент отметка в трудовой книжке об увольнении уже должна стоять.

Если же лично передать книжку невозможно, то наниматель отсылает документы бывшему сотруднику почтой России. Основанием для совершения этих действий тоже должно служить письменное обращение уволенного.

Отличием от обычной процедуры передачи документа на руки выступает факт того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении.

Учитывая, что получить подпись бывшего работника в этом случае невозможно, факт увольнения фиксирует лишь работодатель.

В иных случаях задержка трудовой книжки по вине работодателя недопустима. Руководство может понести ответственность:

  • за несвоевременную выдачу документа;
  • если сделанные записи не будут соответствовать заполнению трудовой книжки при увольнении образца 2018 года.

Организации могут быть оштрафованы на сумму до 50 000 рублей по первой части ст. 5.27 КоАП РФ.

Также см. «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно».

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zapis-v-tk.html

Правила ведения трудовых книжек

Рассмотрим основные правила оформления и ведения трудовых книжек: общие правила и порядок заполнения записей о работе, увольнении, награждении.

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам.

Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути — это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2018 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требования Содержание и правила
Номер по порядку Должен быть у каждой записи
Даты Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернил Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки
Сокращения Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми
Язык Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказу Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесения Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии
Ознакомление работников и заверение Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются
Исправление ошибок Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Читайте также:  Замена водительского удостоверения при смене фамилии (права) в 2018 году - через госуслуги, какие документы нужны, госполшлина

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжекустановлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами.

Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина.

Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину.

Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек.

Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается).

Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения.

Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес.

Хранится трудовая книжка 75 лет.

Источник: http://ppt.ru/art/tk/vedenie-trudovih

Запись об увольнении по собственному желанию

Увольнение по инициативе работника (по его собственному желанию) – традиционно самое распространенное основание для расторжения трудового договора. Несмотря на кажущуюся простоту оформления, у специалистов нередко возникают вопросы, как правильно отразить эту запись в трудовой книжке работника. Разберем ситуации, в которых допускаются ошибки, чтобы их избегать.

Увольнение по инициативе работника

Пункт 3 части 1 статьи 77 и статья 80 Трудового кодекса РФ ставят знак равенства между «увольнением по инициативе работника» и «увольнением по собственному желанию»: предполагается, что инициатива тут может выразиться только в волеизъявлении работника прекратить трудовые отношения. Хотя существуют и уважительные причины, о которых скажем ниже, но сути они не меняют.

Эта норма предоставляет работнику право расторгнуть трудовые отношения с работодателем при условии предупреждения последнего об этом в письменном заявлении с соблюдением двухнедельного срока. Исключение составляют случаи, когда стороны договорились о его уменьшении или если закон предписывает уволить работника в указанный в его заявлении срок.

Прекращение/расторжение трудового договора или увольнение?

Эти три формулировки закон также уравнивает между собой по смыслу.

То есть и в заявлении работника, и в приказе работодателя, и в трудовой книжке при внесении записи об увольнении по собственному желанию можно использовать слова «уволить», «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор». И это будет совершенно равнозначно.

Так, унифицированная форма приказа об увольнении № Т-8, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в данное время для применения необязательная, но наиболее часто используемая в силу своей универсальности), даже называется «ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Увольнение по уважительной причине

Иногда работнику приходится прекращать трудовые отношения, имея на то веские причины.

Часть из них перечислена в ч. 2 ст. 80 ТК РФ как обстоятельства, делающие невозможным дальнейшее продолжение работы (зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию), но большинство обозначены только в отдельных законах и других нормативных актах (направление мужа (жены) на работу за границу, к новому месту военной службы и пр.).

Тем не менее они могут быть настолько значимы для работника, что закон требует включения их в запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.

Пункт 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, предписывает включать сведения о причинах, с которыми закон связывает предоставление гражданину льгот и преимуществ, в запись об увольнении в трудовой книжке.

К примеру, «уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», или «уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Чтобы отнести причины увольнения к таковым, от работника следует потребовать представить письменное обоснование.

Им может быть:

  • пенсионное удостоверение;
  • свидетельство о рождении ребенка, не достигшего 14 лет;
  • справка учебного заведения о зачислении на дневную форму обучения;
  • справка с места службы супруга-военнослужащего;
  • справка с места работы супруга, направляемого за работу за границу, и пр.

Как правильно внести запись в трудовую книжку

Резюмируем изложенное выше относительно записей в трудовой книжке.

Ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ требует производить запись об основании и причине прекращения трудового договора в трудовую книжку работника, во-первых, в строгом соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона), во-вторых, ссылаясь на их соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

​Скачать образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника по собственному желанию

Поэтому правильными могут считаться следующие записи об увольнении по собственному желанию:

  • «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • «уволен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • «трудовой договор расторгнут по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • «трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • «трудовой договор прекращен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • «трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Кроме того, любую из этих формулировок можно дополнить указанием на причины, с которыми связывается предоставление работнику льгот и преимуществ.

Вносится запись об увольнении в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша в нее.

Затем все произведенные в этой организации записи заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

Ниже расписывается сам работник — владелец трудовой книжки (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Также читайте:

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s503080

Правила заполнения трудовой книжки в 2018 году — оформления, при приеме на работу, увольнении, образец

Статья раскроет основные моменты, связанные с правилами заполнения трудовой книжки. Для чего необходим документ, как правильно его заполнить, и кто этим занимается – далее.

Трудовая книжка – основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже человека. Правильное заполнение документа позволит избежать трудностей.

Каким образом заполнять трудовую книжку? Какие новые правила заполнения трудовой книжки в 2018 году?

Что нужно знать

Трудовая книжка должна быть у каждого гражданина. Она информирует нового работодателя об имеющемся опыте человека, а также дает возможность подсчитать трудовой стаж.

Во время работы документ находится в организации, на руки сотруднику он не выдается до момента увольнения.

Основные моменты

В первую очередь, это касается индивидуальных предпринимателей и тех компаний, в которых работает не более 15 человек.

Для самих работников и работодателей отмена трудовой книжки имеет массу преимуществ. Для сотрудников:

Нет необходимости носить документ с собой Его легко потерять и сложно восстановить
Иностранным гражданам не придется заводить книжку российского образца Это облегчит процесс устройства на работу
Во время выхода на пенсию Нужно будет написать одно заявление

Для работодателей отмена трудовых книжек принесет:

Уменьшение ответственности Не нужно будет отвечать за хранение документов
Облегчение работы отдела кадров
Отсутствие возможности быть оштрафованным Из-за неправильно внесенной записи в документ

Назначение документа

Наличие этого документа и правильное его оформление играют немалую роль как для сотрудника, так и для работодателя. Трудовая книжка – документ, в котором содержатся записи о трудоустройстве человека.

Согласно Трудовому кодексу, этот документ выполняет ряд функций:

  • отображает стаж и опыт человека (в дальнейшем понадобится для установления размера пенсии);
  • содержит информацию об образовании сотрудника;
  • показывает данные о награждениях и премиях;
  • дает возможность работодателю узнать причины, по которым человек был уволен с предыдущих должностей.

Трудовая книга – официальное подтверждение трудового стажа человека.

Действующие нормативы

Нормативные документы, регулирующие правила заполнения документа:

Правила оформления трудовой книжки

При заполнении трудовых книжек следует придерживаться таких правил:

Записи вносятся в течение 7 дней после приказа О переводе, о приеме на работу и прочих
При увольнении работника Запись в книжке делается в день увольнения
Сокращения запрещены В записях до 2003 года они могут встречаться, исправлять их не нужно
Записи делать аккуратно, ручкой
Читайте также:  Детские пособия в калуге и калужской области в 2018 году

Запись должна сопровождаться подписью руководящего лица организации. Печать также обязательна. Это может быть печать предприятия или отдела кадров.

Правила оформления копии трудовой книжки подразумевают ее заверение сотрудниками кадровой службы. Заниматься этим может и начальник отдела, и обычный специалист.

Сначала необходимо сделать копии всех страниц, начиная с титульной. Копия незаполненных страниц не нужна. Следующий этап – заверение копии.

На последнем листе ставятся такие записи:

  • копия верна;
  • продолжает действовать;
  • должность работника;
  • его подпись и расшифровка;
  • дата заверения.

На каждом листе проставляется печать. Она должна касаться записи и подписи, в противном случае (если будет стоять на пустом месте) документ будет считаться недействительным.

Чтобы не ставить запись на каждом листе, копию книжки можно заверить по-другому – скопировать листы, сшить их и пронумеровать.

При приеме на работу

При устройстве на работу записи вносятся в 3 графу «Сведения о работе», где указывается:

  • наименование организации;
  • дату принятия на работу;
  • название должности и реквизиты документа, по которому осуществляется прием.

Сначала необходимо заполнить титульный лист по предъявлению паспорта. Необходимо вписать:

  • ФИО;
  • дату рождения цифрами;
  • образование – на основании аттестата или диплома;
  • специальность – ту, которая написана в дипломе;
  • дату заполнения;
  • подпись и печать.

Датой приема на должность считается дата заключения соглашения с работодателем.

При увольнении

В случае освобождения от должности сотрудника работодатель обязан вернуть на руки сотруднику его трудовую книгу.

При увольнении записи производят следующим образом:

В первой графе Указать номер записи по порядку
Во второй Дату освобождения от обязанностей
Третьей Причину увольнения (со ссылкой на статью закона)
В четвертой Дату и номер документа, по которому происходит увольнение

Запись в трудовой книжке должна быть такой же, как и в приказе на увольнение. Также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, которая раскрывает причину увольнения.

Заполнение документа при увольнении должно содержать такие записи:

В первой колонке Номер записи
Во второй Дату внесения записи
В 3 Информацию об увольнении
В 4 Данные о приказе (его дату и номер)

Трудовая книжка выдается на руки в день увольнения.

Как быть с дубликатом

Бывают ситуации, когда человеку необходим дубликат трудовой книжки. Его составление – вынужденный процесс, возникающий при утере оригинала.

Причины, по которым создается дубликат книжки:

Потеря оригинала документа Сотрудником или работодателем
Порча книжки Из-за которой записи невозможно расшифровать
Массовая утеря Оригиналов на предприятии
Наличие записи Которая признана неправомерной

В порче или утрате трудовой книжки может быть виноват и работодатель, и сотрудник.

При поступлении на работу трудовая книга отдается на хранение в кадровую службу организации или руководителю.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Если документ теряется по их вине, работник вправе привлечь к ответственности административного типа и потребовать дубликат. Составляют они его самостоятельно – собирают справки, выписки, приказы.

Если документ испорчен по вине работника, то оформлением дубликата он занимается самостоятельно. Перед этим он должен написать заявление. Составляется оно в произвольном виде.

Чтобы оформить дубликат, необходимо собрать такие справки:

При заполнении дубликата трудовой книжки важно соблюдать правила. Главное – на титульном листе должна быть надпись «Дубликат».

Не стоит забывать, что в жизни человека могли произойти изменения – смена фамилии, получение образования и прочие. Это необходимо учесть в дубликате книжки.

Данные нужно вносить не со слов владельца книжки, а на основании собранных справок. Если человек не хочет собирать справки, он может завести новую трудовую книжку.

При заполнении документа предыдущие записи не нумеруются. Первая запись о приеме на работу должна быть именно той организации, в которой оформляется дубликат.

Заполнение вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой дополнительный лист. Его составляют, когда страница книжки заполнена полностью.

При его заполнении стоит учесть следующее:

Датой выдачи считается День выдачи вкладыша, а не трудовой книжки
На титульный лист Вписываются действительные данные владельца
Нумерация продолжается С той, которой закончились записи в трудовой
Если трудовая прервалась на полуслове Во вкладыше продолжается эта запись
Нельзя использовать чистые листы трудовой книжки Вклеивать их или вшивать
Исправлять записи нельзя

Оформлением занимается отдел кадров. В трудовую книжку вкладыш подшивается. Чтобы получить вкладыш, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя.

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета необходима для фиксации факта перемещения трудовых книг. Заполняет документ и хранит его отдел кадров организации.

Книга содержит следующие записи:

  • о принятии трудовой книжки нового сотрудника;
  • об оформлении трудовой книжки работнику (если устраивается впервые);
  • о выдаче дубликата;
  • об оформлении вкладыша;
  • о выдаче трудовой книжки на руки сотруднику (под его роспись).

Хранится журнал у ответственного за его хранение лица. Стандартная форма книги учета имеет 13 разделов:

Графа 1  Номер записи
Графа 2-4 Данные о дате трудоустройства (заполняется после 5 дней работы)
Графа 5 Личные данные сотрудника
Графа 6 Серия и номер книжки
Графа 7 Должность
Графа 8 Подразделение, в которое принят сотрудник
9 колонка Содержит сведения о приказе, на основании которого осуществлен прием на работу
10 графа Подпись ответственного лица
11 графа Заполняется, если за выдачу трудовой книжки сотрудник вносил плату
12 и 13 раздел Заполняют при увольнении работника

Ведется журнал только в бумажной форме, в электронном варианте ведение недопустимо. При внесении записей необходимо строго соблюдать нумерацию.

Записи делаются темными чернилами. Исправления недопустимы. В книге учета должна быть подпись ответственного за ее хранение лица и сотрудника, чья трудовая книжка сдается на хранение.

Работник подписывается лишь при получении документа. К документу выдвигают такие требования:

  • наличие твердого переплета и прошитых страниц с нумерацией;
  • наличие печати или пломбы;
  • заверительная подпись ответственного лица.

Заверять документ имеет право лишь руководитель организации. Исправления в книге недопустимы.

Если сотрудник кадровой службы допустил ошибку, исправить ее можно 2 способами:

Зачеркнуть одной линией и напротив поставить отметку «исправленному верить» Заверить исправление подписью и датой
Сделать надпись «запись недействительна» В этом случае зачеркивать неверную запись не нужно

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж работы человека. К ее заполнению стоит относиться серьезно, соблюдать требования законодательства.

Источник: http://jurist-protect.ru/pravila-zapolnenija-trudovoj-knizhki/

Заполнение трудовой книжки при увольнении образец в 2018 году — правильное

Все изменения в трудовой деятельности работника отображаются в его трудовой книжке. Это обязательный документ, который подтверждает трудоустройство и текущее положение работника. Все особенности прописаны в Правилах заполнения и в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Основная информация

Трудовая книжка – это документ, где содержится вся информация обо всех действиях касаемо трудовой деятельности. До конкретного возраста она используется для оформления и начисления пенсионных накоплений. Компании–работодателю такие сведения необходимы для различных выплат, совершения операций. Именно поэтому, необходимо корректно отображать все сведения в данном документе.

В трудовой книжке отображается следующая информация:

  1. сведения о приеме на новое место трудоустройства;
  2. получение перевода на иное место работы или на иную должность;
  3. изменение фамилии, имени и отчества по обстоятельствам;
  4. при наличии службы в армии и других инстанциях государственного типа;
  5. повышение квалификации;
  6. получение различных дополнительных наград;
  7. увольнение сотрудника.

Трудовая книжка – это документ, который отображает все сведения о трудовой деятельности сотрудника за весь период трудоспособно возраста.

Приказ – это документ компании, который остается в делопроизводстве организации. Издается на основании заявления об уходе.

Законодательство

Регламентирует вопрос касаемо заполнения трудовой книжки – Постановление Правительства России № 225 от 16 апреля 2005 года.

Именно здесь прописываются все основные правила, основания и особенности при заполнении документа.

Также стоит дополнительно выделить следующие правовые акты:

  1. Постановление Минтруда № 69, где указаны все требования для заполнения;
  2. ТК РФ, а точнее статья 66, где описываются особенности. Также это статьи 192, 193, где прописывается ответственность за некорректное ведение. Статья 83 оговаривает расторжение договорных отношений по независящим обстоятельствам;
  3. Письмо Роструда от № 656–6–0, где оговаривается ответственность за хранения Трудового кодекса;
  4. статья 5.27 Кодекса об административном правонарушении, где оговариваются все последствия за несоблюдение действующего законодательства.

Оформление титульного листа

Каждый работодатель в кадровой службе должен иметь все трудовые книжки работников, кто совершает трудовые действия на постоянной основе более 5 дней.

В кадровой службе отмечается вся необходимая информация о профессиональной деятельности. Это устанавливается требованием Трудового кодекса.

Имя

Персональные данные в виде имени прописываются в полной форме, как и указано в документе, удостоверяющем личность. Нельзя использовать никакие сокращенные формы и инициалы.

Сведения о персональных данных можно уточнить в паспорте или водительском удостоверении, военном билете.

Дата рождения

Дата рождения также указывается в трудовой книжке на титульном листе. Для записи такого типа применяются арабские цифры.

При указании числа и месяца, как правило, используют двухпорядковые числа, а год уже записывается четырехпорядковым.

Образование

В данной графе используется метод уточнения уровня образования. Это может быть высшее, средне–специальное или иное. Здесь можно указать не оконченное высшее на текущий момент времени.

Сведения об этом стоит брать только после предоставления полного пакета документов сотрудником.

Специальность

В графе прописывается основная специальность работника, которая получена им в образовательном учреждении. Информация проставляется только на основании представленных документов об образовании.

Дата заполнения

Здесь фиксируется дата постановки первой записи в новой книжке. Стоит уточнить, что здесь можно написать месяц прописью, и это не считается существенной ошибкой при оформлении.

Подпись владельца

Каждый работник должен расписаться в получении и корректности заполнения обязательного документа для работника. Это должна быть личная подпись.

Подпись сотрудника

Здесь должна проставляться подпись работника, который уполномочен заполнять трудовые книжки. Как правило, это сотрудник отдела кадров или начальник такого работника.

Но не каждый работодатель может себе позволить кадровую службу. И часто, такая инициатива возлагается на бухгалтера или руководство.

Печать

Все сведения, указанные работодателем, заверяются печатью компании. Это вправе быть официальная печать или кадровика, если имеется оформления таковой.

Основная работа и ее данные

Если это основное место трудоустройства, то записывается следующие сведения:

  1. наименование компании. Запись осуществляется в 3–ей графе таблицы. Не содержит сокращений и аббревиатур правового характера в начале документа. В конце возможно проставить в скобках правовую форму;
  2. номер порядковой записи. В первую графу вносится порядковый номер сведений о работе;
  3. дата. Это фактическое трудоустройство по всем остальным документам. Проставляется в виде арабских цифр в соответствующий столбец. Располагается запись в той строке, где и порядковый номер записи;
  4. запись о трудоустройстве. Все прописывается в 3–ем столбце. Начинается запись с строки, где указан порядковый номер и дата трудоустройства. Здесь указывают наименование подразделения компании куда именно принят работник, его должностную информацию;
  5. уточнение основания. Как правило, здесь указывается документ, который является основанием для заполнения. Это приказ о трудоустройстве нового сотрудника.
Читайте также:  Как узнать свою очередь на земельный участок в 2018 году - многодетной семье, в москве, посмотреть

Трудовая деятельность по совместительству

Не редко сотрудник выполняет сразу несколько работ. И часто это становится работа по совместительству. Информация о дополнительном заработке прописывается только по собственной инициативе работника. Если он желает сделать соответствующую отметку, то отдел кадров совершает действие.

Перевод и смена должности

Не редко происходит ситуация, когда работник, который показал себя высококвалифицированным специалистом, переводится в другой отдел или меняет должность. Все это фиксируется в трудовой книжке.

Для этого прописывается:

  1. порядковый номер записи;
  2. дата перевода арабскими цифрами (по фактическому сроку);
  3. сведения о переводе и должности. Это третья графа, где отображается куда осуществляется перевод и на какую должность;
  4. основания для совершения. Здесь указываются сведения с выпущенного приказа.

Заполнение информации об увольнении в трудовой книжке

Каждый сотрудник должен знать правильное заполнение трудовой книжки при увольнении образец. Увольнение – это очередной повод совершить запись в документах и сделать это вовремя. Ведь действующее законодательство требует выдачу трудовой книжки в последний день отработки.

Если этого не совершить, то на работодателя накладывается административный штраф, и он обязуется выплатить компенсацию сотруднику.

Здесь отображается:

  1. порядковый номер совершения операции;
  2. дата издания приказа. Фактически, это заключительный день. Цифры только арабские;
  3. причины для совершения действия – по собственному желанию на основании статьи 77, пункта 3 Трудового кодекса Российской Федерации;
  4. основание – это последняя графа, где прописывается документ, оговаривающий причину. То есть это приказ;
  5. после внесения всех необходимых записей, уполномоченное лицо ставит печать, а затем свою подпись;
  6. гражданин, после ознакомления, ставит также свою подпись.

Заполнение трудовой книжки при увольнении образец:

Исправление ошибок

В трудовой книжке нельзя допускать никаких исправлений. Это регламентируется действующими правилами по заполнению трудовой книжки. Замазывать и зачеркивать сведения не рекомендуется. Но имеется способ исправления ошибок – признать данные недействительными.

Если это номер, то проставляется номер очередной записи, при исправлении даты – дата, с которой считается запись недействительной.

В третьем столбце прописывается «запись №… недействительна». А затем совершается запись актуальной информации.

Ответственность за учет, ведение и хранение

На основании выше перечисленных правовых актов, обязанность по хранению и заполнению лежит на руководстве. Оно само назначает ответственного сотрудника, который отвечает за все действия, производимые с трудовыми книжками.

Наказание за некорректное ведение:

  1. кадровик получает наказание в соответствии со статьей 192, 193 ТК РФ – административный штраф 1000–5000 рублей;
  2. для руководства наказание регламентируется статьей 5.27 КоАП. На основании данного правового акта, взыскание 30000–50000 рублей или приостановка деятельности компании на квартал.

Как оформляет книжку ИП

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса России, трудовой книжкой является документ, который необходим сотрудникам для учета стажа. ИП не считается работником, а это говорит о том, что самостоятельно делать запись не нужно в документах.

Учет трудового стажа совершается за счет уплаты ФСС и ПФР.

Каждый работодатель должен своевременно отображать все сведения в трудовой книжке работника. Иначе, это ему сулит существенными штрафными санкциями.

Источник: http://autoexpertnost.ru/porjadok-zapolnenie-trudovoj-knizhki-pri-uvolnenii/

Инструкция по заполнению трудовых книжек

При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

Трудовая книжка – это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016  г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Что должно быть отражено в книге:

  • Информация о приеме на работу.
  • Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
  • Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
  • Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
  • Повышение квалификации или получение наград.
  • Увольнение работника.

 Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

  • Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
  • Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
  • Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

  • Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
  • Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
  • Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
  • Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
  • Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
  • Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
  • В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

Графа «Сведения о работе» — это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

  • Дата и номер внесения записи цифрами.
  • Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
  • Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г

Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

  • Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
  • Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

  • Обязательный номер записи по очередности.
  • Дата официального перевода простыми цифрами.
  • В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
  • Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

Внесение сведений о награждениях

О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

Как заполняются такие данные:

  • Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
  • Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
  • Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

Как происходит корректировка:

  • На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
  • На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г. 

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

  • Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
  • Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
  • Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
  • Ведомости о зарплате.
  • Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
  • Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

Заполнение трудовой книги индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом: наглядный образец

Чтобы хорошо ориентироваться в правильном оформлении столь важного документа, рекомендуется посмотреть видео, в котором все подробно рассказано:

Источник: http://MoneyMakerFactory.ru/spravochnik/zapolnenie-trudovyih-knijek/

Ссылка на основную публикацию