Срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году — что это такое, таблица, с момента их создания

Новые сроки хранения документов в 2018 году

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Таблица: срок хранения бухгалтерских документов

Для организации оперативного доступа к файлам архива необходимо разработать номенклатуру дел. Передачу следует производить в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя. В этом же приказе необходимо определить должностное лицо, которое будет отвечать за процесс передачи в архив, а также вести номенклатуру принятых дел.

2. С 2016 года бухгалтерские документы с информацией о заработной плате работников и о трудовых отношениях с организацией должны храниться 50 лет. Это распространяется на документы, составленные после 2003 года, созданные ранее хранятся 75 лет. Например, это относится к реестрам сведений о доходах физических лиц.

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

  • Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
  • Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
  • Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
  • Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.
  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
  • Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
  • Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
  • Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
  • Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
  • Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
  • Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Каковы стандартные сроки хранения бухгалтерских документов

Общий порядок, в соответствии с которым должны переноситься убытки, указывается в нормах статьи 283 Налогового кодекса, который указывает на возможность всех компаний, понесших определенные убытки, сократить налогооблагаемую базу прибыли за текущий налоговый период на полную сумму этих убытков. Помимо этого, предусматривается также возможность перенесения определенной части полученных убытков на будущие периоды.

В статье 89 Федерального закона №208-ФЗ, изданного 26 декабря 1995 года, а также статье 50 Федерального закона №14-ФЗ от 8 февраля 1998 года приводится перечень бумаг, которые должны храниться обязательно ,и в частности, это касается регистров бухгалтерского учета, первичной отчетной документации, бухгалтерской отчетности и аудиторских заключений по ней, которые должны храниться в течение сроков, определенных в соответствии с перечнем, установленным приказом Министерства культуры №558 от 25 августа 2010 года, но в любом случае эти сроки должны превышать пять лет с момента окончания отчетного года, а более длительные сроки хранения уже могут устанавливаться отдельными нормами Налогового кодекса и федерального законодательства.

Еще почитать:  Закон о выплатах до 3 лет по уходу за ребенком

Сроки хранения документов в таблице

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице.

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.

Источник: http://uristtop.ru/dekretnyj-otpusk/novye-sroki-hraneniya-dokumentov-v-2018-godu

Сроки хранения кадровых документов в 2018 году для организаций

Главная — Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Сроки хранения кадровых документов в организации

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004).

Классификация кадровой документации

Вся документация подразделяется на несколько категорий:

Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.

Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет.

С какой целью хранится кадровая документация

Сроки хранения кадровых документов в 2018 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.

2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.

Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.

Основным критерием для определения срока хранения документации является временной отрезок, в течение которого документ, переданный на хранение, нельзя уничтожать физически.

Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года.

В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.

Период хранения личных дел, которые формируют кадровики на производстве или в учреждении, зависит от многих обстоятельств. В частности, штатное расписание учреждения и график отпусков имеют разный уровень важности. Соответственно, и время хранения их отличается: график отпусков хранится 1 год, а штатное расписание — 5 лет.

Схема сроков хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:

  • Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).
  • Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
  • Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
  • Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
  • Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
  • Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
  • Графики отпусков: 1 год (статья 693).
  • Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
  • Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).

Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.

Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации

Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.

Если учет персональных данных и всей кадровой документации ведется в электронном формате, то восстановление потребует минимальных усилий. Современные технологии позволяют восстанавливать документы быстро и без проблем.

Если же имеет место бумажный формат, что особенно актуально для документов с длительным сроком хранения, созданным десятилетия назад, то испорченные справки и приказы нельзя просто уничтожить. Они обязательно должны быть заменены аналогами.

Если ответственное лицо позволило себе уничтожение какой-то части утраченных документов, его действия квалифицируются как неправомочные и уменьшающие сроки хранения кадровых документов в организации.

Читайте также:  Как бороться с коллекторами в 2018 году - если вы должник, по телефону, черными, звонки, с угрозами

Реставрация трудночитаемых списков или приказов, частично утративших данные, должна выполняться вручную.

Восстановление утраченных документов проходит в рамках специальной процедуры, которая включает в себя экспертизу с последующим отражением итогов в акте по предприятию.

Если на предприятии издается приказ об оцифровке архива, то все имеющиеся сведения подлежат переносу в электронный формат. Когда утраченная часть информации восстановлена, испорченные документы можно утилизировать. В каждой компании для этого используются разные способы.

Как правило, первыми отправляются на уничтожение списки отпусков персонала, поскольку срок их хранения измеряется всего двенадцатью месяцами. Серьезным нарушением в организации архива является отсутствие личных дел кого-то из персонала. Причем не имеет значения, о каком количестве отсутствующих личных дел идет речь. Каждое из них оформляется должным образом.

Доукомплектованные личные дела отправляются в архив, согласно правилам хранения кадровых документов в организации.

(5

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii.html

Таблица сроков хранения документов в организации в 2018 году — скачать

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.

Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Список документов, необходимых для учета

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.

Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:

  1. Постоянно.
  2. До прохождения надобности.
  3. Пока не будут заменены новыми.
  4. До прекращения существования организации.
  5. На определенный срок.

Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.

До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.

До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:

  • кодексы профессиональной этики;
  • типовые номенклатуры дел;
  • списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
  • формы первичных бумаг;
  • нормативы по труду;
  • перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
  • планы эвакуации;
  • списки детей, имеющихся у сотрудников.

До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:

5 лет Гражданско-правовые договора
10 Технико-экономический паспорт, переписка по поводу доверительного управления имуществом, бумаги о защите информации и продаже движимого имущества
15 Относящиеся к электронно-цифровой подписи, востребовании имущества из чужого владения, а также переписка с иностранными компаниями по поводу деятельности
45 лет Протоколы и положения об аттестации рабочих мест на опасных и вредных объектах
75 лет Все документы, касающиеся персональных данных и работников, это приказы и распоряжения, штатный состав, регламенты по должностям, лицевые карточки и счета

Бухгалтерские бумаги

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

В то же время, сроки хранения документов в организации в 2018 году, таблицу можно скачать здесь.

Вид бумаг Срок
Финансовая отчетность Сводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
Бюджетные отчеты Годовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетам Постоянно
Отчеты о выполнении смет Сводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
Документы учетной политики 5 лет
Лимиты и фонды зарплаты По месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
Счета-фактуры 4 года
Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссуд На протяжении 5-ти лет
Свидетельства о налоговом учете Постоянно
Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфонды По месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

По налогам

Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.

В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.

Тип бумаги Время хранения
Первичка за годы получения компанией убытка в учете На протяжении всего периода, пока убыток учитывается в налоге на прибыль
Налоговые регистры, бумаги об освобождении от уплаты сборов, декларации юрлиц по всем типам налогов 5 лет
Реестры сведений о прибыли физлиц 75 лет, и 50 лет — если оформлялись после 2003 года
Книги учета доходов и расходов по УСН До ликвидации учреждения
Бумаги для использования льгот для региональных проектов инвестиций 6 лет

По страховым взносам

Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.

Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.

Документ Длительность
Платежки по взносам 6 лет
Расчет 4-ФСС Годовой — до ликвидации юрлица, квартальный — в течение 5-ти лет от принятия отчета в ФСС
Сведения СЗВ-М На протяжении 6-ти лет
Ежегодная отчетность персонального характера в Пенсионный фонд До закрытия учреждения
Документ о пересылке отчета в фонд Одинаковая с основным отчетом

Кадровые

Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.

Бумага Период сохранности
Оригинал трудовой книжки До востребования сотрудником, но не больше 50-ти лет
Личная карточка человека и копии его бумагТрудовой договор с дополнениямиПриказы в отношении кадров 75 лет (если сотрудник оформлен до 2003 года), 50 лет — если позже
Больничный лист и расчет 5 лет
Отпускной график 1 год после момента применения
Штатное расписание Пока компания не ликвидируется

Видео: по данной теме

Утилизация старых бумаг

Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.

Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.

Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.

Какой предусмотрен штраф за их отсутствие

Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей.

Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.

Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В деятельности организации возникает большое количество документов, которые нужно не только использовать по назначению, но еще и правильно хранить.

Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.

Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.

Источник: https://juristhere.ru/tablica-srokov-hranenija-dokumentov-v-organizacii/

Сроки хранения кадровых документов | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Знаете ли вы все сроки хранения кадровых документов? Проверьте свои знания, прочитав нашу статью.

Хранение кадровых документов

Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.

Читайте по теме в электронном журнале

Итак, кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов по личному составу. Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.

Скачайте документы по теме:

Документы по личному составу

Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу.

Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот Закон устанавливает сроки хранения кадровых документов в организациях.

Справка

В этот перечень входят:

  1. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  2. личные дела;
  3. личные карточки;
  4. лицевые счета;
  5. ведомости по начислению зарплаты;
  6. табели учета рабочего времени;
  7. трудовые договоры;
  8. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
  9. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
  10. документы, подтверждающие вредные условия производства;
  11. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
  12. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Обращаем внимание! Документы по личному составу перечислены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Подробно о том, как хранить документы в кадровой службе, читайте в нашем материале.

Срок хранения кадровых документов в организации

Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения таких документов.

Читайте также:  Как заполнить извещение о дтп - для страховой, правильно образец заполнения, по осаго, что делать

Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие.

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие  данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Подробно о сроках хранения кадровых документов читайте в нашем материале.

Справка

Вопросы организации хранения кадровых документов в организации

Для обеспечения хранения рекомендуем создать в компании архив. Отметим, что отсутствие архива может нести определенные неблагоприятные последствия.

Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов. При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему.

Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета. Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании (ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива.

Создание архива

Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого отдельные локальные акты. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние.

Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации.

Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты.

Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений (пример положения вы можете скачать здесь). Локальный акт утвердит руководитель компании.

После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.

Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.

Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание (ст. 15 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России (п. 2.14–2.30 приказа от 31 марта 2015 г. № 526).

Готовим к архиву документы по личному составу

В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных Правил работы архивов 2002 г.). Разберем, как работать с бумагами по личному составу.

Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в 2017 году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в 2018 году готовьте его для архива. Вы должны оформить его и описать (п. 4.19 приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения. В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 (75) лет. В одном деле эти приказы находиться не могут.

В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления. Но не храните в деле карточки формы № Т-2. Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело.

В нем личные карточки формируйте как данные в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству.

Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Обложка дела постоянного и временного хранения

Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте бумаги в специальные шкафы с замками.

Подробно об организации хранения кадровых документов в архиве, читайте в нашей статье.

Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство.

Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы.

Чтобы сдать из структурного подразделения на хранение в архив организации документы, используйте сдаточную опись (Приложение № 23 к приказу Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.

Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы (п. 4.2 приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения

Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства.

Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении.

Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2016 году, дело передавайте в архив в 2019 году.

Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке.

Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.

Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте.

В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов.

Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384083-sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-17-m10

Сроки хранения кадровых документов. Новшества

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.

Общие положения о сроках хранения документов

Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .

В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации .

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Сроки хранения приказов

Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :

1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.

На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения.

Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет.

Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;

3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов :

о приеме (назначении на должность);

переводе, переводе на контрактную форму найма;

перемещении;

увольнении (освобождении от должности);

награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;

продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);

временном заместительстве;

присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

предоставлении социальных отпусков;

изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;

3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;

наложении дисциплинарных взысканий;

назначении дежурных;

Читайте также:  Правила заполнения трудовой книжки в 2018 году - оформления, при приеме на работу, увольнении, образец

служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

оказании материальной помощи;

направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .

Новшества в сроках хранения других кадровых документов

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки.

Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года.

К таким документам относятся :

— журналы учета рабочего времени;

— табели использования рабочего времени;

— годовые табельные карточки;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);

— приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).

На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.

Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .

Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :

для руководителей организаций;

работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.

Источник: https://ilex.by/novshestva-v-srokah-hraneniya-kadrovyh-dokumentov/

Срок хранения кадровых документов в организации 2018 году таблица

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  1. временный – до 10 лет;
  2. долгосрочный – более 10 лет;
  3. постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов. Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный).

На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация. Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела.

Хранение документов 2018

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет) Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.

) 5 лет при условии проведения проверки Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно) Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет при условии проведения проверки Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям 5 лет после истечения срока действия договора 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) 5 лет после истечения срока действия договора • государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения — до истечения 50 лет с момента создания.

17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Источник: http://admpravokumskoe.ru/srok-hranenija-kadrovyh-dokumentov-v-organizacii-2017-godu-tablica-87881/

Сколько и какие кадровыеприказы должны хранится в архиве в 2018 году

Home / Новости / Сколько и какие кадровыеприказы должны хранится в архиве в 2018 году

Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим: Оснащение помещения специальными шкафами И сейфами с надежными замками и печатями Дела нужно распределять по полкам В зависимости от номенклатуры Место пребывания документации В кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве. В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

  • Важно

    Темы:

  • Кадровое делопроизводство
  • Приказы
  • Хранение документов

Вопрос Хочу уточнить, приказы на отпуск (ежегодный, без сохранения, ученический) хранятся 5 лет.А сколько хранятся приказы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет — 75 лет? Если разные сроки хранения, то какая должна быть нумерация? отдельная?спасибо.

Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.


В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году (таблица) Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве. При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении.

Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2018 году, дело передавайте в архив в 2021 году. Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке.

Внимание

Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.

Каков срок хранения приказов?

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.

Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании. Годовой план и план-график приема дел в архив.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность. Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

  • видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
  • создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст.

Источник: http://kodeks-alania.ru/skolko-i-kakie-kadrovyeprikazy-dolzhny-hranitsya-v-arhive-v-2018-godu/

Ссылка на основную публикацию